Miksi lasku viipyy? Otteita laskutuslaiskurin päiväkirjasta

Eilen tuli puhetta laskutuksesta ja siihen liittyvästä tapauksesta vuosien takaa. Maansiirtourakoiksia toi pihamaallemme soraa ja kaikki meni hyvin. Mutta! Laskua ei alkanut kuulumaan. Meni kuukausi ja toinenkin. Puolisoni otti yhteyttä ja pyysi ystävällisesti laskua. Se luvattiin toimittaa. Eipä  kuulunut ja muutamien pyyntöjen jälkeen yrittäjä vastasi ärsyyntyneenä hoitavansa asian ilman muistutustakin.

Kului pari kolme vuotta, kunnes urakoitsija otti yhteyttä ja ihmetteli kun ei ole suoritusta tullut. Kirjanpitäjä kuulema jo kovisteli.

Tämä tapaus ei ole ainutkertainen meidän taloudessamme. Viimeisin oli sähköurakoitsija, jolta jäi tarvikkeineen ja töineen pieni työ laskuttamatta. Työ sujui moitteetta, mutta asiakkaana jouduin kyselemaan laskua useampaan kertaan. Kiusallista!

Tänään pihalla pyörähti aina luotettava ja säntillisesti laskuttava pienkonekorjaaja. Häneltä kuulin viisauden tähän teemaan: On epäreilua asiakasta kohtaan jättää hänet ilman laskua. Se merkitsee epävarmuuden tilaa ja teettää asiakkaalle turhaa vaivannäköä. Iäkäs ja eläkkeellä kituuttava asiakas haluaisi varautua laskun maksuun, mutta ilman laskua on vaikea asiaa hoitaa. Monet ovat myös tottuneet hoitamaan asiat jämpisti ja laskun roikkuminen aiheuttaa turhaa huolta tunnolliselle asiakkaalle.

Sivumennen sanoen kun kyseessä on suuryritys ei laksun maksamisella tunnu olevan kovin suurta väliä tai se hukkuu johonkin hienon maksuprosessin vaiheeseen.

Kieli voisi lisätä kynnystä 

Helmasynnin tausta 

Laskutuksen viipyminen tuntuu kuitenkin olevan pienyrittäjän helmasynti, jolle löytyy monia selityksiä. Yleisin taitaa olla paperihommien siirtyminen runsaan työkuorman alla. Ahkeralla urakoitsijalla on kädet jatkuvasti tilauksia täynnä ja laskutettavien töiden suma kasvaa. Paperityöt lykkääntyvät ja muistikin tekee tepposiaan.

Toinen ja hieman psykologisempi selitys voisi olla laskutusarkuus. Omaa työtä ei pidetä kummoisena, ja takana voi myös olla pelko laskun herättämästä krittiikistä asiakkaan päässä. Kyseellä on siis tietyiltä osin hinnoittelun pelko. Oman työn hinta tuntuu hankalalta laittaa paperille, saatikka sitten selkeästi ilmoittaa asiakkaalle. On mukavampi hoidella töitä ja tuntea itsensä hyödylliseksi.

Miksei kyseessä voisi myös olla inhimillinen laiskuus ja ryhtymisrajoitteisuuskin. Ikäviä töitä tuppaa yksi sun toinen lykkäilemään. Laskutus on monelle vihoviimeisiä töitä. Siinähän joutuu laskemaan ja kirjoittamaan. Siis itsekuriin palautuu tämäkin teema.

Isompi tekijä taustalla on laskuttajan oman työn organisointi. Ahkera ammattilainen ei pysty tai jaksa keskittyä ajankäytön ja kalenteroinnin hoitamiseen. Toimistohommat ovat sekaisin ja kalenteri hukassa. Asiat tulevat vyörynä eteen ja kasan päällimmäinen on aina tärkein.

Laskutuslaiskuudesta pääsee eroon

Aloittaessani yrittäjänä sain jostain päähäni ostaa itsejäljentävän laskutusvihon. Ensimmäiset asiakkaani laskutinkin projektin päätteeksi työntämällä laskun käteen. Minulle jäi jäljennös kätevästi laskutusvihkooni. No tämä vaihe meni nopeasti ohi, mutta päätimme myös osakeyhtiömuodossa laskuttaa viikon aikaiset työt sunnuntai-iltaisin. Ja näin olemme pääsääntöisesti toimineet.

Yhteistyökumppanimme laskuttaa aina välittömästi projektin päätyttyä, jopa saman päivän iltana. Se on meistä ollut hyvä käytäntö. Helmasyntiin lankeamisia kyllä tulee. Tänä aamuna kirjoitin kesäkuulle kuuluneen laskun ja valittelin itsekseni huonoa muistiani. Kysehän ei ollut siitä vaan laskutuslaiskuudesta.  Tämä oli yksi yllyke kirjoittaa tämä tarina. Kokeneena laskuttajana koen velvollisuudekseni rohkaista kollegoita tällä haastavalla alueella. Hyödynnän myös hyviä käytäntöjä, joita olen viisaammilta oppinut.

Kokeneen laskutuslaiskurin ohjeet:

1. Arvosta omaa työtäsi ja kerro se itsellesi joka päivä. Kerro samalla että ansaitset korvauksen työstäsi!

2. Tee kunnon kustannusarvio työstä ja pidä kustannuksista kirjaa. Tämän pohjalta laskutus on helppo toteuttaa.

3. Kalenteroi laskutus aina vakiopäivään ja hetkeen. Tee laskutus kerran viikossa.

4. Hanki laskutusohjelma excel-taulukoiden sijaan

5. Ellet pysty laskuttamaan itse - tee laskutuksesta sopimus tilitoimistosi kanssa. Pidä huoli että laskutettavat työt ja asiakastiedot ovat viikoittaiin laskuttajan käytettävissä.

Ihan oma tarinansa on sitten karhuaminen. Siitä minulla on kouriintuntuvaa aineistoa. Valitettavasti en ole siinäkään täydellinen. Palataan laskutuslaiskurin päiväkirjaan tuonnempana.